Zásady ochrany dat pro online schůzky s Microsoft Teams

K pořádání videokonferencí, webinářů nebo jiných online schůzek používáme nástroj Microsoft Teams. Microsoft Teams je funkce Microsoft 365 a služba Microsoft Ireland Operations. Při používání Microsoft Teams se zpracovávají různé osobní údaje a typy dat. Rozsah údajů závisí také na informacích, které poskytnete před nebo při účasti na online schůzce.
Předmětem zpracování mohou být následující osobní údaje:• Podrobnosti o uživateli: zobrazované jméno, e-mailová adresa, profilový obrázek (volitelné), preferovaný jazyk• Metadata schůzky: např. datum, čas začátku a konce, ID schůzky, telefonní číslo, místo• Textová, zvuková a obrazová data: Během online schůzky se zpracovávají zvuková a obrazová data. Kromě toho můžete volitelně použít funkci chatu během online setkání. V tomto případě jsou zadané textové položky zpracovány, aby se zobrazily na online schůzce.
Ve zvláštních situacích může společnost HELUKABEL pořizovat záznamy z online setkání, např. aby si nezúčastnění účastníci mohli následně online schůzku prohlížet. Pouze určité osoby ve společnosti HELUKABEL mohou nahrávat online schůzky.
Pokud zaznamenáváme online schůzky, bude vám to sděleno nebo zobrazeno před začátkem nahrávání a v případě potřeby budete požádáni o váš souhlas. Souhlas lze udělit např. prostřednictvím kladné zprávy v chatu; je to vždy dobrovolné. Pokud si nepřejete být nahráváni, můžete online schůzku opustit. Můžete také deaktivovat své video nebo se zdržet používání nástroje pro chat.
V případě záznamu budou vytvořeny soubory všech video, audio a prezentačních snímků. Je-li to nutné pro účely zdokumentování konkrétních výsledků online schůzky, lze uložit i textový soubor chatu online schůzky.
Naše zpracování údajů je založeno na následujících zákonných ustanoveních:• Pokud v rámci plnění smlouvy provádíme online schůzky s našimi obchodními partnery prostřednictvím Microsoft Teams, právním základem pro zpracování údajů je čl. 6 (1) písm. b) GDPR.• Pokud jde o zpracování osobních údajů zaměstnanců společnosti HELUKABEL, je právním základem pro zpracování údajů § 26 BDSG (německý zákon o ochraně osobních údajů), pokud je zpracování nezbytné pro plnění pracovněprávního vztahu.• Nejsou-li osobní údaje vyžadovány pro plnění smlouvy s obchodními partnery nebo plnění pracovněprávního vztahu, čl. 6 (1) f) GDPR (naše oprávněné zájmy) může odůvodnit zpracování údajů. Máme oprávněný zájem využívat moderní komunikační prostředky, mezi které patří přenos audiovizuálního obsahu. V zájmu našich zaměstnanců a obchodních partnerů jsme implementovali Microsoft Teams způsobem šetrným k ochraně dat a zdrželi jsme se shromažďování a ukládání jakýchkoli osobních údajů, které nejsou nezbytné.• Pokud je zpracování údajů založeno na vašem souhlasu (zejména v souvislosti se záznamem online schůzek popsaným výše), čl. 6 (1) a) GDPR je relevantní právní základ.
Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s účastí na online setkáních obecně nebudeme sdělovat třetím stranám, pokud nejsou výslovně určeny ke zveřejnění. V této souvislosti však vezměte na vědomí, že obsah z online schůzek – stejně jako u osobních schůzek – se často používá právě k výměně informací se zákazníky, potenciálními zákazníky nebo jinými třetími stranami.
Microsoft Teams je služba poskytovaná evropskou pobočkou společnosti Microsoft Corporation se sídlem v USA. Společnost Microsoft jsme smluvně zavázali k dodržování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) prostřednictvím takzvané smlouvy o zpracování dat (DPA). Nemůžeme však zcela vyloučit možnost, že společnost Microsoft Corporation nebo bezpečnostní úřady USA mohou mít přístup k okolnostem a obsahu komunikace prostřednictvím Teams. Pokud jsou však údaje zpracovávány i mimo EU, přijímáme vhodná a přiměřená opatření k zajištění odpovídající úrovně ochrany údajů, např. uzavřením tzv. standardních smluvních doložek EU.